Home Office – práva a povinnosti v digitální době
.
Firmy v celé České republice začaly praktikovat práci svých zaměstnanců z domova, která je v současné situaci pro zachování pracovního trhu oboustranně výhodná. Pro zaměstnavatele i zaměstnance v mnohých odvětvích je to první zkušenost s výkonem práce z domova. A je možné, že si na ní budeme muset zvyknout.
Autoři: Bořivoj Líbal, Marek Poloni, Noerr (rozhovor byl publikován na webu iDNES.cz); Datm: 24. 4. 2020
Home office může být třeba roh ložnice vybavený pouze stolem a reproduktorem, nebo celá vlastní pracovna, avšak bez ohledu na jeho velikost a vybavení v takovéto míře jako nyní, doposud nikdy u nás home office nebyl využíván. I v nouzovém stavu je pro zaměstnavatele relevantní otázka, jakým způsobem přiměřeně zavést dostatečné kontrolní mechanismy k zajištění efektivního plnění pracovněprávních povinností zaměstnance. V rámci takové úvahy zaměstnavatele však může dojít k nadměrnému využití moderních technologií, což může lehce zapříčinit porušení práv zaměstnance na soukromí. Navíc právo na soukromí zaměstnanci při práci z domova náleží o to více než při práci na jeho běžném pracovišti.
A proto je nasnadě se v rámci tohoto článku věnovat podmínkám stanoveným či nestanoveným v závazných právních předpisech a prakticky doporučit, jak postupovat při sjednání, realizaci a kontrole práce z domova.
Může zaměstnavatel svému zaměstnanci jednostranně nařídit práci z domova?
Práci z domova není možné ze strany zaměstnavatele zaměstnanci jednostranně nařídit. Avšak toto platí i naopak, tedy bez souhlasu zaměstnavatele nemůže zaměstnanec sám sobě stanovit home office, a to ani za trvání současných mimořádných opatření. Jednoduše je tak pro práci z domu nutná dohoda obou stran.
Jak taková dohoda o práci z domova vypadá? Mohou si ji strany upravit i v pracovní smlouvě?
Dohoda o práci z domova by ideálně měla být písemná v případě, že již není obsažena v rámci pracovní smlouvy. Výkon práce z domova se totiž úzce dotýká i některých povinných náležitostí sjednaných v pracovní smlouvě. Konkrétně se pro zaměstnance mění sjednané místo výkonu práce. Zaměstnanec práci zpravidla vykonává na zaměstnavatelovu pracovišti, a proto je místo výkonu práce třeba dohodou o práci z domova upravit. Protože pracovní smlouva má povinnou písemnou formu pak i dohoda, kterou by se měl její obsah měnit, by ji mít měla.
Existuje i jiný způsob, kterým zaměstnavatel může upravit podmínky pro práci z domova?
Protože je zpravidla podstatná část podmínek pro práci z domova shodná pro všechny zaměstnance vykonávající práci z domova, má pro zaměstnavatele smysl vydat samostatný vnitřní předpis o podmínkách práce z domova a na ten je následně možné v jednotlivých dohodách možné odkazovat.
Co všechno může zaměstnavatel v rámci vnitřního předpisu upravit?
Ve vnitřním předpisu je pro zaměstnavatele praktické upravit zejména podmínky pro práci z domova ohledně specifikace místa výkonu práce, zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, náhradu nákladů zaměstnance vynaložených na výkon práce a přiměřené prostředky monitoringu zaměstnanců.
Musí zaměstnavatel určit místo výkonu práce a potřebné vybavení k práci zaměstnance?
Ano, zaměstnavatel by měl dostatečně určit místo výkonu práce (včetně potřebného vybavení), doby a způsob předávání výsledků práce tak, aby to bylo pro zaměstnance srozumitelné a prakticky proveditelné. S ohledem na ochranu obchodního tajemství lze doporučit, aby toto místo bylo specifikováno tak, aby zaměstnanec pracoval v soukromí doma, a ne na místě veřejně přístupném.
Místo práce musí být dostatečně vybaveno vším, co zaměstnanec ke své práci potřebuje. V tomto ohledu je nutné se dohodnout na poskytnutí veškerých zařízení, které bude zaměstnanec k výkonu práce potřebovat, či dohodnout, že bude používat své vlastní nástroje, například soukromý telefon či počítač. Pak je potřeba zajistit, že náklady za využívání vlastních nástrojů budou ze strany zaměstnavatele zaměstnanci hrazeny, a dohodnout způsob této úhrady.
Jakým způsobem lze stanovit zadávání a kontrolu úkolů zaměstnance?
Pravděpodobně nejjednodušším způsobem zadávání pracovních úkolů, zejména v případě, kdy zaměstnanec vykonává kancelářskou práci, je prostřednictvím telefonu či e-mailu. Přitom je vhodné nastavit časová období, kdy bude k této komunikaci docházet, která je rozsahem přiměřená sjednané pracovní době. Nebo lze například nastavit, že ze strany zaměstnavatele bude každé ráno v určitý časový okamžik docházet k zadávání úkolů a poskytování zpětné vazby k úkolům odevzdaným předchozí den, a ze strany zaměstnance bude každé odpoledne či večer v určitý časový okamžik docházet k odevzdávání výstupů z jeho práce. Dále je vhodné stanovit termín pro odevzdávání evidence odpracované doby, včetně přestávek na jídlo a oddech.
Pro zaměstnavatele je vhodné zajistit, aby zaměstnanec nevykonával práci v noci či o dnech pracovního volna, jelikož v tuto dobu by musel zaměstnavatel hradit zaměstnanci příplatky stanovené zákoníkem práce.
Je zaměstnavatel povinen zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci (BOZP) i v rámci práce z domova?
BOZP je i při práci z domova povinen zajistit zaměstnavatel, i když je z podstaty věci pro zaměstnavatele komplikované kontrolovat, jak zaměstnanec doma BOZP skutečně dodržuje. Z tohoto důvodu home office lze tedy využít především pro výkon pracovní činnosti, která není pro zaměstnance z hlediska BOZP riziková.
Zaměstnavatel je povinen zaměstnance o BOZP v rámci práce z domova důsledně proškolit např. i dálkově prostřednictvím telekomunikačních prostředků, a to i když se jedná pouze o kancelářskou práci. Zaměstnavatel je v takovém případě povinen upozornit například na rizika vyplývající z práce v noci či nevyužívání bezpečnostních přestávek. Vhodné je dále upozornit na psychosociální rizika práce z domova, tedy na rizika vyplývající z nutnosti vhodně rozdělit čas na práci a čas pro soukromí život, či rizika způsobená sociální izolací, tedy rizika vyplývající z toho, že se zaměstnanec nestýká se svými kolegy.
Zaměstnavatel může tato rizika minimalizovat a například zajistit alespoň nějaké setkávání mezi zaměstnanci. V současné situaci lze doporučit alespoň komunikaci s ostatními v rámci videokonference či telekonference. Řešením může být pravidelný ranní telefonát mezi celým pracovním týmem či oddělením, který může zaměstnavatel zároveň využít k rozdělení úkolů na daný den a zároveň může zaměstnance motivovat.
Jak je to s náhradou nákladů zaměstnance vynaložených na výkon práce z domova?
I pokud zaměstnanec vykonává práci z domova, má nárok na to, aby mu zaměstnanec nahradil náklady, které vynaloží v souvislosti s výkonem práce (poplatky za internet či telefon nebo za používání pracovního zařízení, které je ve vlastnictví zaměstnance apod.). Musí se přitom jednat o náklady, které vznikly přímo zaměstnanci, přičemž můžou být účtovány pouze s předešlým souhlasem zaměstnavatele, nebo na základě dohody s ním.
Zaměstnanec navíc musí tyto náklady prokázat. To však nevylučuje možnost dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem na určení způsobu náhrady nákladů či možnost stanovit takový způsob vnitřním předpisem. Je například možné se dohodnout, že tyto náklady budou zaměstnanci nahrazeny ve formě měsíční paušální částky.
S náhradou nákladů souvisí i daňové aspekty. Vzhledem k tomu, že zaměstnavatel je povinen hradit zaměstnanci náklady, které mu prokazatelně vzniknou, nepodléhá tato náhrada na straně zaměstnance dani z příjmu fyzických osob, avšak současně nemohou být zahrnuty ve mzdě či platu, pak už by se o zdanitelné plnění jednalo.
Co se týče daňové povinnosti zaměstnavatele, pokud zákon o daních z příjmů umožnuje uplatnění výdaje (náhrady), budou tyto u zaměstnavatele daňově uznatelným výdajem za splnění všech zákonem stanovených podmínek.
Jaké prostředky může zaměstnavatel zavést ke kontrole výkonu práce z domova?
Zaměstnavateli náleží legitimní důvody ke kontrole efektivity zaměstnance při práci z domova, avšak musí dbát na to, že při zavádění různých typů monitoringu zaměstnanců může být zasaženo soukromí zaměstnance ještě větší mírou než při kontrole na pracovišti. Navíc při zapojení téměř jakýchkoli technických prostředků zpravidla dochází i ke zpracování osobních údajů zaměstnance, k čemuž je nutné při provádění kontroly, sledování, či monitoringu dbát zásad obsažených v GDPR, což se projeví například při vyžádání souhlasu s nahráváním společné videokonference.
Při zavedení kontrolních mechanismů si musí zaměstnavatel obecně uvědomit, zda nemohl zavést prostředky méně zasahující do soukromí zaměstnance. Zvolený prostředek kontroly musí být obecně přiměřený povaze dílčích pracovních úkolů, které zaměstnanec pro zaměstnavatele plní, nelze tedy bez dalšího například zavést jednotný systém kontroly řádového zaměstnance a vrcholového manažera. Nejdůležitějším předpokladem, je to, že zaměstnanec musí být o všech prostředcích kontroly důkladně informován, a to jakoukoli vhodnou formou, tedy ústní, písemnou, elektronickou poštou či vnitřním předpisem.
Ohledně prostředků, je v první řadě pro zaměstnavatele vhodné zavést incidentní kontrolu pověřeným zaměstnancem pomocí telefonu, nebo video konference. V rámci současné situace je však možné zavést i různé aplikace, které kontrolují aktivitu uživatele na zařízení v předem určenou pracovní dobu, která je navíc teď flexibilnější. To však nelze dělat skrytě, tedy aniž by o tom byl zaměstnanec předem informován.
Naopak nepřiměřeným narušením soukromím zaměstnancem by nepochybně byla povinnost mít zapnutou webkameru na pracovním zařízení v celou pracovní dobu, nebo případně zavedení tzv. key-loggeru či stálého monitoringu obrazovky počítače, který by zaznamenával všechnu aktivitu v reálném čase. A v případě, že zaměstnanci nebyl přidělen pracovní počítač, nemůže zaměstnavatel vynucovat nainstalování monitorovacích aplikací do soukromého zařízení zaměstnance.
Ani při zavedení automatických kontrolních mechanismů však nelze bez dalšího zaměstnanci udělit pracovní výtku nebo jiné nápravné opatření, kdyby například měl vykázanou aktivitu na počítači jenom v části pracovní doby.
Jak je to se zabezpečením technologických zařízení a dokumentaci při práci z domova?
Zákon ponechává zaměstnavateli možnost (ne)udělení souhlasu s použitím pracovních zařízení či prostředků k soukromým účelům, což má možnost i náležitě kontrolovat a navíc vynucovat jejich zabezpečení na pracovišti i mimo něj.
Zaměstnavatel může vyžadovat, aby například zaměstnanec přistupoval k firemním serverům či do videokonferencí jenom prostřednictvím připojení k VPN (Virtual Private Network) nebo tzv. Remote Access, zakázat mu ukládání informací do soukromých datových složek či zařízení nebo například jasně stanovil pravidla pro přenos objemných souborů přes interní datové úložiště. Dále může zaměstnanci stanovit přesné podmínky i při práci s fyzickými dokumenty, které jsou k výkonu jeho práce nezbytně nutné, nebo doporučit jej neodnášet z pracoviště tak, aby nedocházelo k jejich zbytečné ztrátě či znehodnocení.
V případě, že zaměstnanec pracuje s důvěrnými informacemi nebo má přímý přístup k obchodním tajemstvím společnosti, by obrazovka a klávesnice měli být v rámci domácího pracoviště nastaveny tak, aby do ní nemohli lidé žijící ve v stejné domácnosti jednoduše nahlížet, nebo zaměstnancům zprostředkovat ochranné fólie k notebooku. Vyřizování pracovních hovorů by mělo proběhnout vždy v samostatné místnosti bez rodinných příslušníků. Ohledně dalších opomíjených doporučení např. společnost Gordic, přední expert na zabezpečení IT zařízení v České republice, doporučuje rovněž prokonzultovat s IT oddělením změstnavatele správné nastavení domácího wifi routeru, aby jeho prostřednictvím nedocházelo k úniku citlivých údajů.
Zaměstnanec by dále po ukončení svého pracovního dne měl, je-li to možné, zamknout celé své domácí pracoviště a uložit dokumenty (soubory, poznámky atd.) v uzamykatelných skříňkách. Důvěrné dokumenty, které již k práci nepotřebuje, by neměly být likvidovány v domácím odpadu, a to ani v samostatném koši na papír. Zaměstnanci by měla být uložena povinnost tyto dokumenty uschovat a při příští návštěvě svého pracoviště je zlikvidovat v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.
Pro každé vážné porušení pravidel vnitřní směrnice zaměstnavatele o práci z domu či jejím řádném zabezpečení může zaměstnavatel stanovit přiměřenou sankci nebo nápravné opatření.
Bořivoj Líbal je spoluřídícím partnerem pražské pobočky mezinárodní advokátní kanceláře Noerr v Praze a zároveň vedoucí sekce Nemovitostní právo & investice. Bořivoj vystudoval práva na právnické fakultě Masarykovy univerzity v Brně. Kromě toho studoval právo na univerzitě v Lisabonu. Je Rozhodcem u Mezinárodního rozhodčího soudu při Českomoravské komoditní burze a předsedou Česko-portugalské obchodní komory.
Marek Poloni je právníkem v pražské pobočce mezinárodní advokátní kanceláře Noerr v Praze.
Článek byl publikován v rámci projektu a konference Digitální hrozby a strategie prevence kybernetických rizik.